为规范会计基础工作,加强财务管理，提高资金使用效益，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》、《河南省省级预算单位公务卡管理暂行办法》等法律法规和《河南城建学院财务审批制度》等制度，制订本规定。

一、报账基本规范

(一）报销业务经办人及审批人对经济业务的真实性、合理性负责，必须保证是高校业务范围内发生的真实业务。

（二）报销票据应与具体业务相对应，一事一报，严禁拆分、合并；提供报销附件应真实、清晰、完整，能形成事件完整回路。

（三）发票应真实、合法、准确、完整。凡报销的发票应由国家税务机关统一印制，套印全国统一发票监制章，全国统一发票监制章形状为椭圆型，套印在发票联票头正中央，内环加刻一细线，上环刻制“全国统一发票监制章”字样中间刻制“国家税务总局”字样。

（四）发票的各项内容必须填列齐全。

1.发票上付款单位名称必须填写“河南城建学院”，不得是空白、简写；出差的火车票、飞机票等需要实名制的发票，可以具体到个人名字。

2.增值税发票的单位信息、纳税人识别号、开户行、账号等信息，定额发票的付款单位、合计金额大小写信息必须填列齐全。

3.购物发票上须详细填写物品名称、数量、单价和金额，字迹清楚、不得涂改。若购买物品种类较多无法一一填写，需附由开具发票单位书加盖收款单位财务专用章或发票专用章的购物清单，增值税发票的对应购物清单需为发票系统直接打印，手写无效；

4. 网上购物，须附相关网站上打印的购物清单。

5.购物清单上各项内容必须填列齐全，大写与小写金额必须相符；

6.填写有大写和小写金额的发票，大写与小写金额必须相符；

7.所有发票须加盖发票专用章，所盖章必须清晰、完整，且发票专用章的单位名称须与发票领购单位及票面显示的收款单位名称一致；

8.所持报销的发票，必须是“发票联”或“付款单位付款凭证”联。

（五）发票、清单所记载的内容均不能进行涂改、挖补、刮擦、使用药水消除等。

1．手写金额有误，须由出具单位重新开具；

2．手写中文字和数量错误的，应由开出单位更正，更正处应当加盖开出单位相应的公章；

3.机打发票、增值税专用发票填写有误，须由出具单位重开，不得更正；

（六）为真实反映学校每年的财务收支，对取得的发票应及时报账。原则上当年的发票当年报销，特殊情况下，延至次年3月31日以前。

(七）报销业务经办人对发票的真实性负责，需对取得的发票逐张进行查询，鉴别发票的真伪，并于粘贴单或发票背面签字承诺。

二、常见报销事项说明

我校 财务报销审批实行“一支笔”审批，即“谁主管、谁审批、谁负责”的原则，审批人对职权范围内经济活动的真实性、合法性负责。

（一）基本费用报销业务

1.购置办公用品等相关业务，需提供各部门物品入库单，并由各部门相关人员验收签字。

2.办公、印刷费用的报销必须附清单。

3.预存电话费、预存油费等各种预存费用不予报销。

4.定额发票报销的必须附清单，并加盖销售单位发票专用章。

5.邮寄费用报销需附情况说明，说明邮寄的份数、材料的名称、邮寄目的地。

（二）差旅费报销业务

全校教职工生差旅费报销按照《省直机关差旅费管理办法》和校《差旅费报销管理规定》，依据职级执行相应标准。

1.日常教职工外出调研、开会、学习，学生实习、社会实践等差旅费报销需提供出差审批单，按照出差人中最高职级对应审批。

2.需要租车时需提供租车申请，注明租车的时间、乘坐人数、起始地点，报销时需提供经审批的租车申请、发票、合同。

3.外出参加会议或培训的人员，无论是否报销会议费、培训费，均需附主办单位下发的会议通知或培训通知。

4．无论任何原因，交通费购买超标座席或超标准住宿的均在标准内报销，超出部分由个人负担。

（三）借款业务

1.省财政规定推行公务卡结算后，原则上不再办理借款业务。教职工因特殊原因确需借款的，须于网上报销系统申请借款，借款时请附相关材料以证明借款用途及必要性，经主管财务校领导、所在部门、财务处审批后方可借款。

2.借款人必须为我校正式教职工和人事代理人员，借款事项须在3个月内冲销。坚持“前账不清，后账不借”的原则。

3.借款业务包括借款和个人科研借开发票业务，原则上当年借款必须当年冲销，如有需要可当年还款后次年开账后再办理借款。

（四）资产购置业务

1.购置设备、家具、软件等需先招标办审批，按照审批后的购置方式进行采购。

2.购置设备、家具、软件等报销先到国有资产管理处办理固定资产入库，购入图书资料、电子图书等，须到图书馆办理图书验收入库，再到财务处会计核算科办理报销手续。

3报销时需提供经审批的购置申请单、招投标记录、发票（付款方记账联和抵扣联）、合同、验收单、资产入库单。

（五）各种劳务费、讲课费、奖助学金、补助等发放

1.报销发放劳务费、讲课费、奖助学金、补助等，原则上必须直接发放至各人银行卡，不得由经办人代领发放。

2.涉及扣缴个人所得税请先到财务处人员经费科计算扣缴，然后再到会计核算科办理报销手续。

3.报销发放劳务费、讲课费、奖助学金、补助等，需附纸质发放明细表，表中应填列领取人各项信息，如工作单位（学院）、职级或职称（班级）、姓名、身份证号、卡号、金额等，且必须有合计行，并由经办人及审批人签字，同时报送电子表。

（六）科研项目报销

1.横向科研经费需要借开发票的，按照借款程序于网上报销系统查询借开发票项目，在该项目下办理借开发票手续，然后以借款单和发票联到会计核算科办理入账。经费到帐后以银行进账单和科研经费到账单分别在计划科办理经费入账、会计核算科办理还款。

2.强化科研项目经费支出“谁审批，谁负责”制度,科研项目经费负责人需保证各项报销项目均与该科研项目相关并真实发生的。报销经办人对发票的真实性负责，需对取得的发票逐张进行查询，鉴别发票的真伪。

3.对于产生的交通费(含租车费、油费、出租车费等)需注明具体的时间、起始地点、人员及工作事项。如产生差旅补助，需填写差旅审批单进行审批。

4.科研项目确需购置固定资产的按照资产购置业务程序办理。

5.科研项目产生的餐费，应提供说明，说明具体的时间、人员，并且人均标准不得超过招待费标准。

6.需要支付的出版费、资料费、文献检索费、专业通信费、专利申请费及其他知识产权事务等费用必须提供相关合同或协议。

7.外协合作费必须严格按照项目计划任务书、合同书或经费预算书中规定的比例进行拨付。

8.劳务费必须据实发放，按照发放劳务、补助等的相关规定办理。

 

（七）学生实习报销

1.各学院学生实习费用报销应具体到各专业各班级，并提供学生实习计划，经费开支预算，所报销费用应确实与该班级学生开展实习相关。

2.实习费用可适当产生一定的实习检查、联系实习基地的交通费差旅费，但需要具体的行程支持，并进行出差审批。

3.实习中产生的餐费可提供相应说明，说明具体的时间、人员，人均标准不得超过招待费标准。

（八）学生活动报销

各学院学生活动报销需提供开展活动申请及经费预算，且发票内容与预算内容相符。

（九）公务接待费报销

按照《河南省党政机关国内公务接待管理办法》，从严控制接待范围，切实简化接待礼仪，严格执行国内公务接待标准，厉行节约、注重实效，不得铺张浪费。接待住宿应严格执行差旅、会议管理的有关规定。参照当地会议用餐标准制定本级国内公务接待工作餐开支标准。

接待费报销需提供一函三单一票，所谓“一函“指派出单位公函或者接待单位邀请函，”三单“指接待审批单、接待清单和接待菜单。”一票“即正式餐饮发票。

（十）其他特殊事项说明

1.票据丢失：如发票丢失，可向出票单位索取发票销售联复印件并加盖销售单位发票专用章或财务专用章，公务卡刷卡记录，并提供丢失说明，由各单位负责人签字证明；如火车票、机票丢失，可提供网上订单记录，并提供丢失说明，由各单位负责人签字证明。无法提供复印件、订单记录的不予报销。

2.票据无法形成完整回路：出差时无法提供往来车票或者无法提供对应日期住宿发票的，均需提供事项说明，由各单位负责人签字证明。

3.各项业务活动中涉及各种物品、奖品发放的，需提供发放表，并有领取人亲笔签字。