第一章总则
第一条为规范学校分散采购行为，加强对分散采购活动的监督管理，依据《河南城建学院招标与采购管理办法》，结合学校实际，制定本实施办法。
第二条本实施办法所称“分散采购”，是指采购项目预算金额在校内集中采购限额标准以下，采购内容在网上商城强制性采购目录范围之外，由项目归口管理部门或项目用户单位（以下简称“项目单位”）组织采购活动的行为。
第三条归口管理部门或项目单位应成立由主要领导牵头的三人以上采购工作领导小组，具体负责本单位采购及相关事项，对采购需求、预算编制以及采购业务的真实性、合法合规性等承担主体责任。
第四条各单位不得化整为零规避学校集中采购。
第二章分散采购方式及适用情形
第五条根据采购项目的属性和政府采购管理相关规定，分散采购方式主要包括询价（仅适用于货物）、竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源。
第六条采购方式
询价
由询价小组对符合资格条件和技术要求的三家及以上供应商进行询价，要求供应商一次报出不得更改的价格，根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。
采购货物如果规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小，可以采用询价方式采购。
竞争性谈判
由谈判小组与符合资格条件和技术要求的三家及以上供应商就采购货物、工程与服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且最后报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。
符合下列情形之一的项目，可以采用竞争性谈判方式采购：
1.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
2.所需时间不能满足用户紧急需要的；
3.不能事先计算出价格总额的。
（三）竞争性磋商
由竞争性磋商小组与符合资格条件和技术要求的三家及以上供应商就采购货物、工程和服务事宜进行磋商，供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价，磋商小组对磋商文件进行评审和比较，以综合评分法确定成交供应商的采购方式。
符合下列情形之一的项目，可以采用竞争性磋商方式采购：
1.购买服务项目；
2.技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
3.因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；
4.市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；。
（四）单一来源采购（需附专家论证意见）
从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：
1.货物和服务类
（1）只能从唯一供应商处采购的；
（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。
2.工程修缮类
（1）涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾或者属于利用扶贫资金实行以工代赈、需要使用农民工等特殊情况，不适宜进行招标的；
（2）需要采用不可替代的专利或者专有技术的；
（3）采购人依法能够自行建设、生产或者提供的；
（4）需要向原中标或者成交供应商采购工程、货物或者服务，否则将影响施工或者功能配套要求的；
（5）国家规定的其他特殊情形。
第三章分散采购程序与要求
第七条计划申报。货物或服务类项目实施前，需在国资处网站下载填写《河南城建学院物资设备购置申请审批表》，内容包括采购预算、采购需求等，办理审批、备案手续。
采购金额达到2万及以上的项目要在国资处采购信息网统一发布采购信息，采购信息公告不少于三天。
第八条组织采购。货物与服务类采购项目，由项目单位组织采购；与基本建设、维修改造相关的工程类项目，报归口管理部门协调后组织采购。
第九条采购要求：
（一）根据不同采购方式，分别成立三人及以上询价小组、谈判小组或磋商小组（以下简称采购小组），其中一人为本单位主管采购工作的领导，至少一人应为非本实验室（课题组、教研室、科室）成员。项目单位或归口管理部门应指派专人负责询价、谈判、磋商全过程的监督工作。
（二）按照学校招标办公布的分散采购询价（谈判、磋商）文件范本编制询价（谈判、磋商）文件，其中对供应商的资格要求原则上应确保三家以上符合条件。
（三）询价（谈判、磋商）文件不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌，不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。
（四）不少于三家相关供应商参与，供应商按文件要求提交响应文件。
（五）采购小组在询价过程中，不得改变询价通知书所确定的技术和服务等要求、评审程序、评定成交的标准和合同文本等事项。
（六）采购小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时，可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。
（七）采用询价方式采购的，询价小组经过评审，根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商。
（八）采用竞争性谈判方式采购的，谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商，在规定的时间内进行最后报价。根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且最后报价最低的原则确定成交供应商。
（九）采用竞争性磋商方式采购的，由磋商小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分。根据得分多少确定成交供应商。
（十）采用单一来源采购方式采购的，协商小组与供应商协商，商定合理的成交价格并保证采购项目质量。
（十一）采购小组确定成交供应商，做好评审记录，存档过程材料。
第十条合同办理。项目单位和归口管理部门应当在中标（成交）通知书发出后，依据招标（采购）文件、投标（响应）文件以及书面承诺拟定合同文本，与中标（成交）人签订书面合同。
第十一条履约验收。项目单位按要求组织履约验收，对验收合格的项目及时付款结算，验收不合格的项目,应当依法依规和合同约定及时处理。
第十二条档案保管。项目单位或归口管理部门应安排专人负责收集整理采购工作资料并立卷归档备查。分散采购的全部过程材料一份自行存档备查，一份交国资处（招标办）备案。
第四章监督与检查
第十八条任何单位和个人对校内分散采购活动中的违法、违规行为，有权进行举报和投诉。
第十九条学校纪委、财务处、审计处、国资处（招标办）各部门按其工作职能对分散采购活动进行监督检查。
第二十条各单位对未按规定组织实施采购活动的，或采购活动中存在玩忽职守、徇私舞弊、不正当履职行为的，按照《河南城建学院招标与采购管理办法》有关规定处理。
第二十一条本实施办法由学校招标工作委员会负责解释。
第二十二条本办法自发布之日起施行。
附：分散采购项目组织程序及评审要求
分散采购项目组织程序及评审要求
一、询价：
（一）成立询价小组。询价小组由项目单位代表和有关专家共三人及以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。询价小组在询价过程中，不得改变询价通知书所确定的技术和服务等要求、评审程序、评定成交的标准和合同文本等事项。
（二）供应商报价。符合相应资格条件、响应询价采购活动要求的供应商应不少于三家。所有响应询价采购活动的供应商应当按照询价文件的规定一次报出不得更改的价格。
（三）澄清。询价小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时，可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。
（四）确定评审结果。询价小组根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商，并编制评审报告。
二、竞争性谈判采购：
（一）成立采购谈判小组。谈判小组由项目单位代表和有关专家共三人及以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。
（二）确定合格供应商。谈判小组对响应文件进行评审，符合相应资格条件、响应竞争性谈判采购活动要求的合格供应商应不少于三家。
（三）与合格供应商谈判。根据谈判文件规定的程序、评定成交的标准等事项与实质性响应谈判文件要求的供应商进行谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。
（四）完善谈判文件。谈判文件若对采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款等有实质性变动的，谈判小组应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
（五）澄清。谈判小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时，可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。
（六）确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应要求所有参加谈判的供应商，在规定的时间内进行最后报价。谈判小组根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且最后报价最低的原则确定成交供应商。
三、竞争性磋商：
（一）成立磋商小组。磋商小组由项目单位代表和有关专家共三人及以上的单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二。
（二）确定合格供应商。磋商小组对响应文件进行评审，符合相应资格条件、响应竞争性磋商采购活动的合格供应商应不少于三家。
（三）与合格供应商磋商。磋商小组根据磋商文件规定的程序、评定成交的标准等事项与实质性响应磋商文件要求的供应商进行磋商。磋商小组所有成员应当集中与单一供应商分别进行磋商，并给予所有参加磋商的供应商平等的磋商机会。
（四）澄清。谈判小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时，可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。
（五）确定成交供应商。经磋商确定最终采购需求和提交最后报价的供应商后，由磋商小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分。根据得分多少确定成交供应商。
四、采用单一来源采购方式采购的，项目部门（单位）负责组织专家进行论证后再实施。
五、询价小组、谈判小组、磋商小组、协商小组应当根据评审记录和评审结果编写评审报告，并经全体人员签字认可。其主要内容包括：
（一）供应商参加采购活动的具体方式和相关情况，以及参加采购活动的供应商名单；
（二）评审日期和地点，询价小组、谈判小组、磋商小组、协商小组成员名单；
（三）评审情况记录和说明，包括对供应商的资格审查情况、供应商响应文件评审情况、谈判情况、报价情况等；
（四）提出的成交候选供应商的名单及理由。
