第一章总则
第一条为加强学校会计电算化工作的规范化管理，提高会计信息化管理水平，保障会计资料真实、完整、安全，根据《中华人民共和国会计法》、《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》等有关规定，结合本校实际，特制定本管理制度。
第二条会计电算化由财务处负责统一组织实施和管理，网络信息中心负责技术支持及安全服务的指导工作。
第二章岗位分工及人员职责
第三条会计电算化操作人员与会计人员岗位职责相结合，会计电算化岗位分设为：会计主管、系统管理、审核、制单、复核、出纳、工资管理、计划管理。根据岗位设置及内部监督要求合理配备人员。
第四条执行系统管理的人员称为系统管理员，系统管理员应保持相对稳定，不宜经常变动。系统管理员必须精通本单位的财务会计业务，具备一定的计算机使用知识，并熟练掌握在用系统的维护和使用。
第五条系统管理员对软件、硬件系统进行日常管理和维护，保障财务系统的正常运行，并对计算机系统安全可靠性运行总负责。
第六条系统运行发生故障时，操作人员应报告系统管理员。系统管理员应及时记录故障情况并采取相应的处理措施，对于重大运行故障、安全隐患及解决不了的故障问题，系统管理员应及时联系网络信息中心和软件公司进行处理。
第三章 操作人员的权限与职责
第七条 操作人员是指有权进入会计系统并调用系统全部或部分功能的工作人员，系统管理员负责对操作人员的人数、口令（或密码）和使用权限进行管理。
第八条 会计主管负责组织协调监督财务处计算机及会计软件系统的运行工作。实施会计电算化的规划和管理；协调财务用计算机的使用及财务软件的运行；协调、督促会计人员的电算化工作。
第九条制单负责根据会计核算要求做好凭证等有关资料的预处理工作，负责录入记账凭证和原始凭证等会计数据，按权限进行会计数据处理、输出记账凭证、会计账簿、报表。负责输入会计数据的正确性验核，发现故障及时向系统管理员报告。
第十条出纳人员根据经审核人员审查并准予报销的凭证，收入或支出款项。每天必须把当日发生的资金收支数据录入并形成明细账表。现金出纳人员应将库存现金实有数与现金日记账的数字核对，确保账实相符，并在核对相符的现金盘点表上签字或盖章。
第十一条复核负责对录入计算机的会计数据的真实性、合法性、完整性进行审核，对不符合财务会计制度和有关规定的凭证，金额、会计科目和分录错误的凭证等，要求制单人员查明原因并进行修改；对正确的会计凭证，通过财务软件进行审核记账同时登记计算机内的有关会计账簿；对打印输出的账簿、报表进行确认。
第十二条计划管理人员负责根据每年初的校内预算文件、科研经费经费入账单及经费入账报告下达辅助账，并复核记账。
第十三条 操作人员必须登录个人账户进行账务处理，不得使用他人账户进行任何业务处理，妥善保管个人口令，
除操作人员自己和系统管理员以外，不得告诉其他任何人。
第四章 账务处理
第十四条 每年年初（或上年年末）建立新会计年度完整的账务数据库文件，设置新会计年度的会计科目。
根据《高等学校会计制度》，并按照当前运行的会计系统规定的规则设置会计科目，当年使用的会计科目一般在年初设置完毕。年度中间可以追加新的会计科目，删除未使用过的会计科目，已经制单或记账的科目不得删除或修改。
第十五条 必须在新年度开始10天内完成结转各账户年初余额的工作。年初余额在当年记账以前可以修改，当年记账以后年初余额不得直接修改，单位只能通过填制记账凭证进行调整。
第十六条 任何登记入账的经济业务都必须填写记账凭证。记账凭证的摘要必须规范填写。记账凭证编号必须连续。
第十七条 记账凭证必须经复核人员复核。复核签字（签章）后，才能据以登记账簿。同一张记账凭证，制单和复核不能是同一人。记账凭证必须以《记账凭单》形式打印输出，原始单据附在其后，每月由档案管理人员对记账凭证进行整理装订。
第十八条 每年末必须及时地将存储在机器里的账簿数据打印，形成书面账簿。
第五章会计电算化系统数据管理
第十九条电算化会计档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据和其他磁性介质或光盘存储的会计数据及计算机打印出的书面形式的会计数据。会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。
会计软件系统的相关文档资料和会计软件程序，视同会计档案保管，保管期限截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。
第二十三条计算机数据资料及时备份保存，定期移交存档。会计软件系统运行形成的数据资料定期备份，并将备份资料作为会计档案保存，送交档案保管部门保管，备份盘的内容经常检查，以免由于存储介质损坏造成数据丢失。备份盘不得擅自外借。电算化会计档案管理工作要做好防磁、防火、防潮和防尘工作。
第二十四条磁盘会计档案的管理工作（包括：数据备份、数据恢复、清理磁盘等）由系统管理员专职执行。系统管理员对磁盘会计档案的安全和正确负责。
第六章附则
第二十五条本办法自颁布之日起执行。本办法未尽之事宜参加国家有关电算化管理制度执行，由财务处负责具体解释工作。
